TIETOSUOJA

TIETOSUOJA

Henkilötietojesi turvallisuus on meille erityisen tärkeää. Uutta EU:n tietosuoja-asetusta aletaan soveltamaan 25.5.2018. Voit tutustua tietosuojaan ja tehdä tietoihisi liittyviä pyyntöjä osoitteessa https://tietosuoja.kesko.fi/

Tietosuojaseloste

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Järvenpään asiakasrekisterissä

 

SISÄLLYSLUETTELO

1.    Rekisterinpitäjä

2.   Mitä tietoja käsittelemme?

3.   Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

4.   Säilytysaika

5.   Oikeutesi peruuttaa suostumus

6.   Mitä muita oikeuksia sinulla on?

7.   Kuinka käytät oikeuksiasi?

8.   Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

9.   Valitusosoitus

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta kuin sinulta

 

 

1.    Rekisterinpitäjä

K-Rauta Järvenpää / Rautanainen Oy

2609673-3

Rajaniitynkatu 1, 04420 Järvenpää

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla:

minttu.silander@k-rauta.fi, p.040 511 9306

 

2.   Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:

  • Perustiedot
    • Nimi ja osoitetiedot
    • Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
    • Syntymäaika tai henkilötunnus
    • Asiakkaan tunnistetiedot
      • Asiakasnumero
      • Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
      • Plussa-kortin numero
      • Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
      • Kielivalinta
    • Toimitustiedot
      • Toimitusosoite
      • Verkkolaskutustiedot
      • Tilinumero
    • Tilin käyttöoikeustiedot
      • Valtuutetun nimi ja syntymäaika
      • Valtuutuksen ajanjakso
    • Yrityksen tunnistetiedot
      • Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
      • Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
      • Nimenkirjoitusoikeus
      • Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot
    • Asiakkuuteen liittyvät tiedot
      • Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus
    • Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja
      •  Asiakaspalautteet
      • Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä
    • Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot
      • Suunnittelutiedot
      • Tarjouspyynnöt töihin
      • Muut kuluttajan antamat projektitiedot
    • Projektiasiakkaiden ostotiedot
    • Projektiasiakkaiden maksutiedot
      • Maksuehdot ja -tavat
      • Asiakasryhmät
      • Aikaisempi tilinumero
      • Osatoimitukset
      • Laskuluettelopäivämäärät

 

3.   Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

Käsittelemme asiakkademme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.

Kaupalla on oikeutettu etu rekisterinpitäjänä varmistaa, että asiakkaat saavat laadukasta palvelua. Katsomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä niitä henkilötietojasi, jotka olet antanut meille. Käsittely on tarpeen sen palvelun tuottamiseksi sinulle.

4.   Säilytysaika

 

Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:

  • Yksityishenkilön asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioden selvittämiseen
  • Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
  • Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjemien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
  • Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan
  • Suostumus- ja kieltotietoa markkinointiviestintään säilytetään asiakkaan tahtotilan mukaisesti ja kaksi vuotta suostumuksen peruuttamisesta tai kiellon asettamisesta

 

5.   Oikeutesi peruuttaa suostumus

                                      

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

 

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen ilmoittamalla siitä kirjallisesti K-Rauta Järvenpäähän.

 

6.   Mitä muita oikeuksia sinulla on?

 

Tietojen tarkastaminen

Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

 

Tietojen korjaaminen

Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

 

Tietojen poistaminen

Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

 

Tietojen siirtäminen

Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

 

Käsittelyn vastustaminen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten. Tämä oikeus sinulla on olemassa silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Voit esimerkiksi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointia varten.

 

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

 

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

 

7.   Kuinka käytät oikeuksiasi?

 

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä.  Voit myös lähettää meille henkilökohtaisesti allekirjoittamasi pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

 

8.   Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

 

K-Rauta Järvenpää rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. K-Rauta Järvenpää pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

  • Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
  • Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
  • Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat
  • Tekstiviestipalveluiden tuottaja
  • Markkinointipalveluiden tuottaja

 

Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä. Tietoja käsitellään asiakasuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.

 

Henkilötietoja katsotaan siirtyvän EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, kun henkilötietoihin on käyttömahdollisuus Intiasta käsin. Tästä tietojen siirrosta on tehty palvelutoimittajan kanssa sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita. Mallisopimuslausekkeisiin voit tutustua osoitteessa http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32010D0087&from=en

 

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

 

9.   Valitusosoitus      

 

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

 

10.  Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

 

Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakaslomakkeellamme luovuttamasi tiedot.

 

Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suoramarkkinointia.

 

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

                             

Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

 

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

 

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

 

13.  Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

 

Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-rekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille.

 

Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa.

 

Luotollisessa kaupassa hyödynnämme Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja.