Tietosuojaseloste K-Rauta Loviisa

Tämä seloste koskee henkilötietojen käsittelyä K-Rauta Loviisan asiakasrekisterissä.

SISÄLLYSLUETTELO

Rekisterinpitäjä
Mitä tietoja käsittelemme?
Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?
Säilytysaika
Oikeutesi peruuttaa suostumus
Mitä muita oikeuksia sinulla on?
Kuinka käytät oikeuksiasi?
Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
Valitusosoitus
Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta
Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi
Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin
Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

1. Rekisterinpitäjä

Rautahaukka Oy, K-Rauta Loviisa
Y-tunnus 3538940-7
Katuosoite: Seppäläntie 53, 07900 Loviisa

Tämän palvelun osalta voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään seuraavilla tavoilla: [email protected]

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia asiakkaan, vastuuhenkilön ja asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja:

Perustiedot

Nimi ja osoitetiedot
Puhelinnumero, sähköpostiosoite ja faksinumero
Syntymäaika tai henkilötunnus

Asiakkaan tunnistetiedot - Asiakasnumero

Asiakastyyppi (henkilö/yritys)
Plussa-kortin numero
Plussa-kortin rinnakkaiskortin numero
Kielivalinta

Toimitustiedot

Toimitusosoite
Verkkolaskutustiedot- Tilinumero

Tilin käyttöoikeustiedot

Valtuutetun nimi ja syntymäaika- Valtuutuksen ajanjakso

Yrityksen tunnistetiedot

Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus
Omistussuhteet (pääosakkaat ja vastuunalaiset yhtiömiehet)
Nimenkirjoitusoikeus
Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät tiedot - Käteisasiakkuus vai laskutusasiakkuus

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja - Asiakaspalautteet

Tietoja asiakaspalvelutoimenpiteistä

Rakennus- tai remontointiprojektin tiedot

Suunnittelutiedot
Tarjouspyynnöt töihin
Muut kuluttajan antamat projektitiedot

Projektiasiakkaiden ostotiedot

Projektiasiakkaiden maksutiedot

Maksuehdot ja -tavat
Asiakasryhmät
Aikaisempi tilinumero
Osatoimitukset
Laskuluettelopäivämäärät

3. Missä tarkoituksissa henkilötietojasi käsitellään?

Keräämme asiakkaidemme henkilötietoja asiakastilin avauksen yhteydessä asiakassuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja tuotteiden tilauksissa ja varauksissa sekä kotiinkuljetuksissa. Käsittely on tarpeen meidän ja asiakkaamme välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja myös asiakaskantamme hallinnoimiseksi, saatavien valvomiseksi, valikoimamme kehittämiseksi ja palveluidemme markkinoimiseksi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakaspalvelutoimenpiteiden yhteydessä esimerkiksi, kun vastaamme asiakaspalautteisiin. Käsittelemme henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin toteuttaaksemme oikeutetun etumme tarjota asiakkaillemme laadukasta palvelua ja markkinointia, hallinnoida ja kehittää asiakkuuksia sekä valvoa saataviamme.

Asiakasyrityksen yhteyshenkilön henkilötietoja käsittelemme asiakasyrityksen ja K-Raudan välisen asiakassuhteen ylläpitämiseksi, hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Käsittely on tarpeen toteuttaaksemme oikeutetun etumme tehdä yhteistyötä asiakasyrityksen kanssa ja toteuttaa asiakasyrityksen ja K-Raudan välillä laadittua sopimusta.

Käsittelemme kirjanpitoamme varten ostotietojasi, kuten ostoksesi päivämäärä, loppusumma ja ostopaikka. Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Asiakkaille lähetämme sähköistä suoramarkkinointia, jos asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

4. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palveluissamme seuraavasti:

Kuluttaja-asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä palveluiden ostotietoja säilytämme asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt. Tietoja käytetään mm. mahdollisten reklamaatioiden selvittämiseen
Asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja säilytetään sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä ja kolme kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen, ettei henkilö enää toimi yhteyshenkilönä
Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakaspalvelutoimenpidetietoja, kuten tarjouspyyntöjä, suunnitteluohjelmien tietoja, asiakaspalautteita säilytetään kuusi kuukautta siitä, kun toimenpide päätetty
Kirjanpitomme tositeaineistoon sisältyviä tietoja säilytämme kuluvan vuoden ja sitä seuraavan kuuden vuoden ajan
Suostumus- ja kieltotietoa markkinointiviestintään säilytetään asiakkaan tahtotilan mukaisesti ja kaksi vuotta suostumuksen peruuttamisesta tai kiellon asettamisesta

5. Oikeutesi peruuttaa suostumus

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen silloin kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen olemalla yhteydessä kauppaan.

6. Mitä muita oikeuksia sinulla on?

Tietojen tarkastaminen Kun pyydät saada pääsyn tietoihisi, kauppa ilmoittaa käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Tietojen korjaaminen Tällä valinnalla voit saada puutteelliset henkilötietosi täydennetyiksi ja myös virheelliset tietosi korjatuiksi.

Tietojen poistaminen Voit pyytää henkilötietosi poistamista rekisteristä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

Tietojen siirtäminen Sinulla on oikeus saada meille itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Käsittelyn vastustaminen Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella osana liiketoimintaamme harkittuamme, ettei käsittely loukkaa henkilötietojesi suojaa. Näissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.

Voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Käsittelyn rajoittaminen Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Kun käsittelyä on rajoitettu, rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele tietojasi muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus sinulla on esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.

7. Kuinka käytät oikeuksiasi?

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi esittämällä meille toimenpidepyynnön henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Oikeuksiesi käyttö edellyttää henkilöllisyyden todentamista pyynnön esittämisen yhteydessä. Voit myös lähettää meille pyynnön kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen merkiten kuoreen ”tietosuoja”. Tällaiseen pyyntöön vastaamme kirjeitse. Mikäli vastaus sisältää henkilötietojasi, toimitamme kirjeen henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjettä ei voi kuitata vastaanotetuksi kukaan muu, kuin vastaanottajaksi merkitty henkilö. Näin varmistamme kirjeen oikean vastaanottajan ja tietojen luottamuksellisuuden.

8. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista

K-Rauta Loviisa rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse mutta käyttää myös apunaan erilaisia palveluntuottajia. K-Rauta Loviisa pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palvelun- tuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä.

Nämä palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niihin kuuluu:

Tietotekniikkapalveluiden tuottajat
Logistiikka ja kuljetuspalveluiden tuottajat
Asennus-, remontti-, kokoamispalveluiden tuottajat
Markkinointipalveluiden tuottajat

Lisäksi tietoja luovutetaan Kesko Oyj:lle, joka käsittelee tietoja K-Rauta-konseptin omistajana itsenäisenä rekisterinpitäjänä sen kaupalle ja asiakkaille tarjoamien palveluiden yhteydessä K-Rauta palvelurekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja käsitellään asiakassuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään näiden sekä erilaisten tuotteiden tarjoamiseksi ja parantamiseksi sekä uusien palveluiden kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään analysointiin, tilastointiin, markkinointiin, etämyyntiin sekä asiakas- ja markkinatutkimuksiin.

Rekisterinpitäjänä käsittelemiämme tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin (EU) tai Europan talousalueen (ETA) ulkopuolelle mm. tietotekniikkapalveluiden toimittamisen yhteydessä. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
Muita asianmukaisia suojatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimus- lausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet löydät EU:n julkaisutoimiston sivuilta. Lisätietoja käsittelystä saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteysosoitteeseen.

Myös eräillä viranomaisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Tällaisia viranomaisia ovat mm. poliisi-, tulli-, rajavartio- ja veroviranomaiset.

9. Valitusosoitus

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, voit tehdä valituksen valvonta- viranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuoja- valtuutettu.

10. Välttämättömät tiedot palveluidemme kannalta

Jotta voisimme tarjota sinulle projektiasiakkaanamme tai edustamallesi yritykselle palveluitamme, on meidän käsiteltävä välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakas- lomakkeellamme luovuttamasi tiedot.

Suostumus sähköiseen markkinointiin ei ole välttämätön tieto, mutta ilman suostumusta emme voi toimittaa sähköistä suora- markkinointia.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ml profilointi

Emme profiloi rekisterin tietoja emmekä tee automaattista päätöksentekoa henkilötietoihin liittyen.

12. Tietojen käyttö muihin tarkoituksiin

Emme käytä tietoja muihin kuin tässä asiakirjassa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, informoimme sinua siitä ja tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa pyydämme sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

13. Tiedot, jotka on hankittu muualta, kuin sinulta

Osoitetietoja voidaan päivittää K-Plussa-asiakasrekisterin kautta K-Plussa-kortin numeron antaneille asiakkaille.

Hyödynnämme julkisia tietolähteitä uusiasiakashankinnassa.

Dataskyddsbeskrivning K-Rauta Loviisa

Detta meddelande gäller behandlingen av personuppgifter i K- Rauta Lovisas kundregister.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Registrator
Vilken information behandlar vi?
För vilka ändamål behandlas dina personuppgifter?
Lagringstid
Din rätt att återkalla samtycke
Vilka andra rättigheter har du?
Hur utövar du dina rättigheter?
Information om mottagare av personuppgifter
Överklagandeadress
Nödvändig information för våra tjänster
Information om automatiserat beslutsfattande inklusive profilering
Användning av data för andra ändamål
Information som erhållits från andra källor än dig

1. Personuppgiftsansvarig

Rautahaukka Ab, K-Rauta Lovisa
Företags-ID 3538940-7
Gatuadress: Seppäläntie 53, 07900 Lovisa

Angående denna tjänst kan du kontakta den personuppgiftsansvarige på följande sätt: [email protected]

2. Vilken information behandlar vi?

Vi behandlar följande information om kunden, ansvarig person och kontaktperson hos kundföretaget:

Grundläggande

Namn- och adressinformation
Telefonnummer, e-postadress och faxnummer
Födelsedatum eller personnummer

Kundidentifieringsinform-ation

Kundnummer
Kundtyp (privat person/företag)
Plussa-kortnummer
Plussa-kortets parallella kortnummer
Språkval

Leveransinformation

Leveransadress
Information om onlinefakturering - Kontonummer

Information om kontoåtkomst

Namn och födelsedatum för den behöriga personen - Auktoriseringsperiod

Företagsidentifieringsinformation

Företags-ID för ett företag
Ägarförhållanden (huvudaktieägare och komplementärer)
Rätt att underteckna
Kontaktinformation till betalningskontaktpersonen

Information om kundrelation - Kontantkundrelation eller faktureringskundrelation

Information relaterad till kundrelationshantering

Kundfeedback
Om kundserviceåtgärder

Information om bygg- eller renoveringsprojekt

Designinformation
Offertförfrågningar för arbete
Annan projektinformation som tillhandahållits av konsumenten

Information om inköp av projektkunder

Betalningsinformation för projektets kund

Betalningsvillkor och metoder
Kundgrupper
Tidigare kontonummer
Delleveranser
Fakturalistans datum

3. För vilka ändamål behandlas dina personuppgifter?

Vi samlar in personuppgifter från våra kunder när de öppnar ett kundkonto för att etablera och upprätthålla en kundrelation. Vi behandlar personuppgifter vid beställning och bokning av produkter samt vid leverans av dem till din hemadress. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet mellan oss och vår kund.

Vi behandlar även våra kunders personuppgifter för att hantera vår kundbas, övervaka kundfordringar, utveckla vårt sortiment och marknadsföra våra tjänster till nuvarande och potentiella kunder. Vi behandlar även personuppgifter i samband med kundtjänstaktiviteter, till exempel vid svar på kundfeedback. Vi behandlar personuppgifter för de ändamål som beskrivs ovan i syfte att uppfylla vårt berättigade intresse av att ge våra kunder högkvalitativ service och marknadsföring, hantera och utveckla kundrelationer samt övervaka våra kundfordringar. Vi behandlar personuppgifter för kundföretagets kontaktperson i syfte att upprätthålla, hantera och utveckla kundrelationen mellan kundföretaget och K-Rauta. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att samarbeta med kundföretaget och genomföra det avtal som ingåtts mellan kundföretaget och K-Rauta.

Vi behandlar din köpinformation, såsom köpdatum, totalbelopp och inköpsplats, för våra redovisningsändamål. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Vi skickar elektronisk direktmarknadsföring till kunder om kunden har gett sitt samtycke.

4. Lagringsperiod

Personuppgifter lagras i våra tjänster enligt följande:

information om konsumenter och tjänsteköp under hela kundrelationen och i fem år efter att kundrelationen har avslutats. Informationen används bland annat för att utreda potentiella klagomål.
Informationen om kundföretagets kontaktperson sparas under den tid personen agerar som företagets kontaktperson och i tre månader efter att vi har mottagit meddelande om att personen inte längre agerar som kontaktperson.
Data om kundtjänståtgärder relaterade till kundrelationshantering, såsom offertförfrågningar, information om designprogram och kundfeedback, lagras i sex månader från det att beslutet om åtgärden fattades.
Vi sparar informationen i våra redovisningshandlingar för innevarande år och de följande sex åren - Samtyckes- och förbudsinformation för marknadsföringskommunikation sparas i enlighet med kundens önskemål och i två år efter att samtycket återkallats eller ett förbud utfärdats.

5. Din rätt att återkalla samtycke

När behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke när du har lämnat samtycke till elektronisk direktmarknadsföring. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta butiken.

6. Vilka andra rättigheter har du?

Kontrollera information När du begär tillgång till dina uppgifter kommer butiken att informera dig om huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och kommer att förse dig med en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Korrigera information Med det här alternativet kan du få dina ofullständiga personuppgifter kompletterade och även få dina felaktiga uppgifter korrigerade.

Radera data Du kan begära att dina personuppgifter raderas från registret. Dina uppgifter kommer att raderas om det inte längre finns en rättslig grund för behandlingen.

Överföra data Du har rätt att få den information du har lämnat till oss i ett maskinläsbart format och att överföra informationen från ett system till ett annat när behandlingen grundar sig på samtycke eller ett avtal och behandlingen sker automatiserat.

Invändning mot behandling Vi kan komma att behandla dina personuppgifter baserat på berättigat intresse som en del av vår affärsverksamhet, förutsatt att vi anser att behandlingen inte kränker skyddet av dina personuppgifter. I dessa situationer har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter på dina personliga grunder.

Du kan också när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring.

Begränsning av behandling Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen begränsas kommer den personuppgiftsansvarige i allmänhet inte att behandla dina uppgifter på annat sätt än genom att lagra dem. Du har denna rätt till exempel när du bestrider riktigheten av dina personuppgifter, om behandlingen är olaglig eller om du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter och väntar på svar på begäran om åtgärder.

7. Hur utövar du dina rättigheter?

Du kan utöva dina ovannämnda rättigheter genom att lämna in en begäran om åtgärder till oss personligen på vårt kontor. Utövandet av dina rättigheter kräver verifiering av din identitet när du skickar in begäran. Du kan också skicka en begäran per brev till ovanstående adress och märka kuvertet med texten ”dataskydd”. Vi kommer att svara på en sådan begäran per brev. Om svaret innehåller dina personuppgifter kommer vi att leverera brevet som personligt rekommenderat brev. Brevet kan inte bekräftas som mottaget av någon annan än den person som markerats som mottagare. På så sätt säkerställer vi rätt mottagare av brevet och informationens sekretess.

8. Information om mottagare av personuppgifter

K-Rauta Loviisa, som personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter självt men använder även olika tjänsteleverantörer för bistånd. K-Rauta Loviisa strävar efter att använda de bästa och mest pålitliga partnerna och ansvarar för de tjänsteleverantörers verksamhet som K-Rauta Loviisa väljer vid behandling av personuppgifter. Dessa tjänsteleverantörer kan variera, men inkluderar:

Leverantörer av informationsteknologitjänster
Leverantörer av logistik- och transporttjänster
Leverantörer av installations-, renoverings- och monteringstjänster
Leverantörer av marknadsföringstjänster

Dessutom lämnas uppgifterna ut till Kesko Abp, som i egenskap av ägare av K-Rauta-konceptet och oberoende personuppgiftsansvarig behandlar uppgifterna i samband med de tjänster som erbjuds sina butiker och kunder i enlighet med K-Rautas serviceregisters integritetspolicy. Uppgifterna behandlas för att skapa, upprätthålla och utveckla kundrelationer. I samband med tjänsterna behandlas personuppgifter för att tillhandahålla och förbättra dessa och olika produkter samt för att utveckla nya tjänster. Dessutom behandlas uppgifterna för analys, statistik, marknadsföring, distansförsäljning samt kund- och marknadsundersökningar.

De uppgifter vi behandlar som personuppgiftsansvarig kan komma att överföras utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), till exempel i samband med tillhandahållande av IT-tjänster. Sådana överföringar kan ske om ett av följande villkor är uppfyllda:

Europeiska kommissionen har beslutat att dataskyddsnivån i det landet är tillräcklig.
Andra lämpliga skyddsåtgärder har införts, till exempel genom att följa de modellavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen eller genom att säkerställa att företaget som behandlar uppgifterna har bindande företagsregler på plats.

De modellavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen finns på EU:s publikationsbyrås webbplats. För ytterligare information om behandling, vänligen kontakta kontaktadressen som anges i punkt 1.

Vissa myndigheter har också rätt till information enligt lag. Sådana myndigheter inkluderar till exempel polis, tull, gränsbevakning och skattemyndigheter.

9. Överklagandeadress

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. I Finland är denna myndighet dataskyddsombudsmannen.

10. Nödvändig information för våra tjänster

För att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig, vår projektklient eller det företag du representerar, behöver vi behandla nödvändiga personuppgifter. Sådana uppgifter inkluderar till exempel den information du lämnar i vårt kundformulär.

Samtycke till elektronisk marknadsföring är inte obligatorisk information, men utan samtycke kan vi inte tillhandahålla elektronisk direktmarknadsföring.

11. Information om automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Vi profilerar inte uppgifterna i registret och fattar inga automatiserade beslut gällande personuppgifter.

12. Användning av data för andra ändamål

Vi kommer inte att använda dina uppgifter för andra ändamål än de som anges i detta dokument. Om nya behov uppstår senare kommer vi att informera dig om detta och grunden för behandlingen av uppgifterna. Vid behov kommer vi att be dig om ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter för nya ändamål.

13. Information som erhållits från andra källor än dig

Adressuppgifter kan uppdateras via K-Plussa kundregister för kunder som har angett ett K-Plussa-kortnummer.

Vi använder offentliga datakällor för att förvärva nya kunder.